Sorun, cevaplayalım.

İki modüllü bir kurumsal platformdur. İhbar Sistemi'nde çalışanlar kimlikleri bilinmeden şikayet, öneri, risk, etik ihlali ve misilleme bildirir; yönetim anonim yazışarak vakayı çözer. Dijital Evrak'ta evraklar yüklenir, çalışan telefonundan SMS koduyla onaylar; evrak ve onay yetkili bir kurumdan zaman damgası alır. Ayrıntılar Modüller sayfasında.

Hayır. Modüller şirket başına ayrı açılır: yalnız İhbar Sistemi, yalnız Dijital Evrak ya da ikisi birlikte. Sonradan diğer modülü ekleyebilirsiniz; mevcut verileriniz olduğu gibi kalır.

Hayır. İki modül ayrı kayıtlar, ayrı çalışan listeleri ve ayrı yetkilerle çalışır; aralarında hiçbir bağ kurulmaz. Evrak yetkilisi ve denetçi ihbarları, moderatör evrakları göremez. İhbar tarafında çalışanın adı hiç sorulmaz.

Ayrı bir uygulama indirmek gerekmez. Sistem telefonun tarayıcısında çalışır; çalışan QR kodu okutarak bildirim ekranına, evrak bağlantısıyla onay ekranına doğrudan ulaşır. Yönetim paneli bilgisayar ya da telefon tarayıcısından açılır ve telefona uygulama gibi eklenebilir.

Evet. Çalışan ekranları ve yönetim paneli Türkçe ve İngilizce kullanılabilir; dil ekrandaki TR / EN düğmesiyle değiştirilir.

Kurum kültürü ne kadar şeffaf olursa olsun, çalışanların önemli bir kısmı mimlenme veya işini kaybetme korkusuyla kritik sorunları içeride paylaşmaz. Özellikle şikayet edilen kişinin bizzat yönetici olduğu durumlarda bu çekince artar, çünkü İK da o yöneticiye bağlı çalışır. Harici ve bağımsız bir platform, hiyerarşiyi ve korkuyu devre dışı bırakır. Çalışan, kimliği açığa çıkmadan konuşabildiğini bildiğinde gerçek sorunları paylaşır; siz de bu sorunları büyümeden görürsünüz.

Hayır. Sistem 5 bildirim kategorisini destekler: Şikayet, Öneri, Risk, Etik İhlali ve Misilleme; üstüne şirketinize özel 8 kategoriye kadar ekleyebilirsiniz. Öneri kategorisi sayesinde iyileştirme fikirleri de aynı kanaldan gelir; duyuru ve anket modülüyle çalışanların görüşünü anonim olarak alabilirsiniz.

Daha önce bir sorunu bildirdiği ya da bir uygulamaya karşı çıktığı için işten çıkarma, görev veya rütbe düşürme, baskı/tehdit ya da dışlanma gibi bir karşılıkla karşılaşan çalışanın kullandığı kategoridir. Bu bildirimler panelde turuncu renkle ayrı görünür, yönetim panelinden silinemez ve aylık raporda açık misilleme bildirimleri ayrıca uyarılır.

Anonim olmak her iddianın doğru kabul edileceği anlamına gelmez; değerlendirme tamamen size aittir. Şüpheli veya kanıtsız bir bildirim geldiğinde çalışana anonim mesaj atarak somut belge veya fotoğraf isteyebilirsiniz. Kanıt gelmezse bildirimi "Olumsuz" olarak kapatabilirsiniz. Açıkça iftira içeren durumlarda adli süreç başlatma hakkınız saklıdır; ayrıntılar Hukuki Süreç sayfasında.

Sistem bildirim içeriğini kimlik bilgileriyle eşleştirmez. Bildirim formunda kullanıcı adı veya şifre zorunlu değildir; şirket portalına erişim yeterlidir. IP adresleri güvenlik ve kötüye kullanım tespiti amacıyla şifreli ve ayrı tutulur, içerikle eşleştirilmez ve panelde görüntülenmez. Bu yapı kasıtlı bir tasarım tercihidir.

Saat, kimliği ele verebilecek bir izdir: bildirimin saati turnike, kamera veya ağ kayıtlarıyla karşılaştırılarak kişi tahmin edilebilir. Bu yüzden panelde ve raporlarda yalnızca tarih görünür, çalışan mesajlarında saat yerine gün dilimi (sabah, akşam gibi) yazar. Yeni bildirim e-postası da 5 ila 60 dakika sonra rastgele bir anda gönderilir. Ayrıntılar Güvenlik sayfasında.

Çalışan bildirimde kişisel e-posta adresi bıraktıysa takip kodu o adrese gönderilmiştir. Bırakmadıysa kod kurtarılamaz: takip kodu sistemde yalnızca geri çevrilemez bir özet olarak saklanır; biz de dahil kimse kodu göremez ve yeniden üretemez. Kodu kaybeden çalışan yeni bir bildirim gönderip öncekine atıf yapabilir. Anonim hesapla bildirim gönderen çalışan bildirimlerini hesabından görmeye devam eder.

Fotoğraf (JPG, PNG, WEBP, GIF; dosya başına en fazla 5 MB), PDF (5 MB), video (MP4, MOV, WEBM; 25 MB) ve ses kaydı (MP3, M4A, WAV, WEBA; 20 MB). Bir bildirime toplam en fazla 5 dosya eklenebilir; çalışan bu sınıra kadar sonradan ek kanıt yükleyebilir. Şirket başına toplam kanıt alanı 500 MB'tır.

Her kanıt sisteme ulaştığı anda mühürlenir: dosyanın SHA-256 parmak izi tarihiyle birlikte kaydedilir ve sunucu anahtarıyla imzalanır. Bildirimi her açtığınızda panel parmak izini yeniden hesaplar; dosya değiştiyse kırmızı uyarı görürsünüz. Avukatınız veya bilirkişi dosyayı kendisi de doğrulayabilir. Mühür, dosyanın sisteme ulaştığı andan sonraki değişiklikleri gösterir; yüklenen içeriğin doğruluğunu kanıtlamaz.

Her ayın 1'inde geçen ayın 7 sayfalık raporu hazırlanır: yönetici özeti, durum ve süreler, kategori analizi, eğilim, AB Direktifi uyumu, ekip ve kanallar, ay sonunda açık kalan bildirimler. Rapor panelde açılır ve PDF olarak indirilebilir; çalışan kimliği raporda yer almaz.

2019/1937 sayılı AB İhbarcı Direktifi, bildirimin alındığının 7 gün içinde bildirilmesini ve en geç 3 ay içinde geri dönüş yapılmasını ister. DGN Elite'te alındı kaydı gönderim anında otomatik oluşur; 3 aylık süre için uyarı eşiğini siz belirlersiniz ve eşiği aşan bildirimler için uyarı e-postası gelir. Uyum yükümlülüğü şirketinize aittir; sistem bu süreleri takip etmenizi kolaylaştırır.

İş sözleşmesi, tutanak, politika ve prosedür, eğitim kaydı, ISO kaydı gibi her türlü evrak PDF olarak yüklenebilir; evrak başına en fazla 10 MB, tek seferde birden çok dosya. Yüklenen evrak sistemden silinemez.

Çalışana kişiye özel bir bağlantı gider (7 gün geçerli). Çalışan bağlantıyı telefonunda açar, evrakı okur ve telefonuna gelen 6 haneli kodu girerek onaylar; dilerse gerekçesini yazarak reddeder. Kod 3 dakika geçerlidir, 5 hatalı denemede bağlantı kilitlenir.

Zaman damgası, yetkili bir kurumun (Kamu SM ya da E-Güven) bir dosyanın parmak izinin belirli bir anda var olduğunu kendi imzasıyla belgelemesidir (RFC 3161). DGN Elite evrak yüklendiğinde, her onayda ve her retle damga alır. Böylece "bu evrak bu tarihte buydu, bu kişi bu tarihte onayladı" bilgisi DGN Elite'e güvenmeye gerek kalmadan doğrulanabilir.

Hayır. Kuruma yalnızca dosyanın parmak izi (özeti) gönderilir; evrakın kendisi gönderilmez.

Hangi evrakta hangi onay yönteminin yeterli olduğu ve kayıtların hangi süreçte hangi ölçüde delil sayılacağı hukuki bir değerlendirmedir; bunu şirketinizin hukuk danışmanıyla değerlendirmenizi öneririz. DGN Elite, onayın kim tarafından, ne zaman ve hangi evrak için verildiğini bağımsız olarak doğrulanabilir şekilde kayda geçirir; hukuki görüş vermez.

Evet. E-imzalı (PAdES) bir PDF yüklendiğinde sistem imzaları okur: kim imzalamış, sertifikayı hangi kurum vermiş, nitelikli mi, geçerli mi, imzadan sonra belge değişmiş mi. Kamu SM, E-Güven, TÜRKTRUST, E-Tuğra, EİMZATR, Ayyıldız İmza ve ArkSigner tanınır; sertifikanın iptal durumu kurumdan sorulur. Sistemdeki bir evrakı e-imzayla imzalatmak için evrak indirilir, kendi e-imza programınızla imzalanır ve geri yüklenir.

Yönetici, Ekip sayfasından bir denetçi hesabı açar ve bitiş tarihini seçer (en fazla 1 yıl). Denetçi evrakları, onayları ve kayıtları görür, doğrular, kanıt paketi indirir; hiçbir şeyi değiştiremez ve ihbarlara erişemez. Süre dolunca hesap kendiliğinden kapanır.

Evet. "Tüm arşivi indir" ile bütün evraklar, her biri kendi kanıt paketiyle, evrak listesi, çalışan listesi ve işlem kayıtları tek ZIP dosyası olarak iner; kendi sunucunuzda saklayabilirsiniz.

Pilot kurulumda onay kodu çalışanın ekranında gösterilir ve kanıt paketinde bu durum açıkça yazar; Kamu SM damgaları test hesabından alınır. Gerçek SMS gönderimi ve Kamu SM üretim hesabı sözleşmeyle açılır.

Bildirimler, mesajlar, evrak dosyaları ve çalışan bilgileri Fernet (AES tabanlı) şifrelemeyle saklanır. Veritabanı dosyası ele geçirilse dahi içerik düz metin olarak okunamaz. Şifreleme anahtarı veritabanının içinde değil, ayrı ve korumalı bir dosyada tutulur.

Sistem, kısa sürede çok sayıda istek gönderen IP adreslerini otomatik olarak tespit edip yavaşlatır ve engeller (hız sınırlama). Bot yazılımlarının saniyeler içinde binlerce sahte istek göndermesi bu sayede engellenir. Ayrıntılar Güvenlik sayfasında.

Şirketinizin belirlediği bir yönetici ve yöneticinin tanımladığı moderatör, evrak yetkilisi ve denetçiler. Herkes yalnız rolünün izin verdiğini görür; ortak şifre yoktur ve her işlem kayıt altına alınır. Ayrıntılı tablo Roller ve Yetkiler sayfasında. Yönetici değiştirilmek istenirse bu talep pilot sözleşmesi çerçevesinde iletilir.

Altyapı, KVKK (6698 sayılı Kanun) ilkeleri gözetilerek tasarlanmıştır: veriler şifreli saklanır, yalnızca amaca uygun şekilde işlenir ve gereksiz kişisel veri toplanmaz. İhbar tarafında çalışanlar e-posta veya kimlik bilgisi vermeden erişir. Ayrıntılar Hukuki Süreç ve KVKK Aydınlatma sayfalarında.

Yalnızca savcılık veya mahkeme kararıyla resmi bir talep gelmesi hâlinde, sistemde tutulan veriler hukuka uygun biçimde ilgili mercilere teslim edilir. Bunun dışında şirket talebi, üçüncü taraf baskısı ya da başka bir gerekçeyle veri paylaşımı yapılmaz. Resmi talep süreci pilot sözleşmesinde belirtilen çerçevede yürütülür.

Şirketiniz, çalışanlarından gelen bildirimler ve evrak kayıtları bakımından KVKK anlamında veri sorumlusudur. DGN Elite yalnızca veri işleyen olarak teknik altyapıyı sağlar; bildirimlerin içeriğine, doğruluğuna veya şirket içi sonuçlarına ilişkin sorumluluk üstlenmez. Tarafların hak ve yükümlülükleri pilot sözleşmesinde açıkça belirlenir.

Kapatılan bildirimler en geç 5 yıl sonunda sistemden otomatik olarak silinir; misilleme bildirimleri, olası hukuki süreçlerde gerekebileceği için bu otomatik silmenin dışında tutulur. İşlem geçmişi 6 ay, güvenlik kayıtları 1 yıl sonra silinir. Dijital Evrak kayıtları değiştirilemez ve silinemez şekilde saklanır. Ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde.

Başvurunuz onaylandıktan sonra şirketinize özel panel hazırlanır ve teslim edilir. Sizin tarafınızda teknik kurulum, sunucu yapılandırması veya bilgi işlem müdahalesi gerekmez. Çalışanlara dağıtılacak bağlantı, QR kod ve kısa kullanım kılavuzu tarafınıza iletilir.

Hayır. Sistem tamamen web tabanlıdır; güncel bir tarayıcı yeterlidir. Şirketinizin IT altyapısına müdahale yapılmaz, mevcut sistemlerle entegrasyon zorunluluğu yoktur.

Panel arayüzü sezgisel tasarlandığı için ek eğitime genellikle gerek kalmaz. Takıldığınız her noktada destek@dgnelite.com adresine yazabilirsiniz; adım adım yardımcı oluyoruz.

Kurulum tamamlandığında şirketinize özel bildirim bağlantısı ve QR kod teslim edilir. Bunları e-posta, duyuru panosu ya da mesajlaşma uygulamanız üzerinden paylaşmanız yeterlidir; hazır bir kısa tanıtım metni de iletilir.

Sistem şu an pilot programda, seçili kurumlara özel koşullarla sunulmaktadır. İhbar Sistemi paketleri şirket büyüklüğüne ve moderatör sayısına göre ayrılır, bütün özellikler her pakette açıktır. Dijital Evrak, zaman damgası ve SMS kullanımına göre teklifle sunulur. Ayrıntılar Paketler sayfasında.