Kağıt dosya dolabı olmadan, kim, ne zaman onayladı?
İş sözleşmesi, talimat, tutanak, politika, eğitim ve ISO kayıtları sisteme yüklenir. Çalışan evrakı telefonunda okur, SMS koduyla onaylar. Evrak da onay da yetkili bir kurumdan zaman damgası alır.
İş Güvenliği Talimatı — Depo (v3)
9f2c…41ab
Bir evrakın yolculuğu, halka halka.
Her adım bir öncekinin özetini taşır; araya kayıt eklenirse ya da biri değişirse zincir bozulur ve fark edilir.
Yükleme
PDF yüklenir; evrak başına en fazla 10 MB, tek seferde birden çok dosya.
#a91f…Mühürleme
SHA-256 ve SHA-512 parmak izi, şifreli saklama, zaman damgası.
← a91f · #3c07…Gönderim
Kişiye özel bağlantı; 7 gün geçerli, tek bağlantıda en fazla 20 evrak.
← 3c07 · #e612…Onay
SMS ile gelen kodla onay ya da gerekçeli ret.
← e612 · #58b0…Onay damgası
Her onay ve ret ayrı zaman damgası alır.
← 58b0 · #d24a…Arşiv
Kanıt paketi, onaylı PDF ya da tüm arşiv indirilir.
← d24a · #71fe…Neler yapar?
İki kurum, her adımda ayrı damga.
- İki kurum bağlı: Kamu SM (TÜBİTAK BİLGEM) ve E-Güven; standart RFC 3161.
- Damga yalnız parmak izi için alınır; evrakın içeriği kuruma gönderilmez.
- Seçilen kurum cevap vermezse damga diğerinden alınır; bu durum evrakın sayfasında ve kanıt paketinde açıkça yazar.
- Yüklemede, her onayda ve her retle ayrı damga; kayıt zincirinin son hali her gece ayrıca damgalanır.
Telefondan, altı haneli kodla.
- Onay kodu 6 haneli, 3 dakika geçerli; yeni kod en erken 60 saniye sonra.
- 5 hatalı denemede bağlantı kilitlenir.
- Ret gerekçesi (en fazla 500 karakter) şifreli saklanır; ret de damgalanır.
- Bekleyen gönderim geri çekilebilir ya da yeniden gönderilebilir.
Kimde ne eksik, tek bakışta.
- Evrak tüm çalışanlar ya da bir birim için "zorunlu" işaretlenir.
- Kimde hangi zorunlu evrakın eksik olduğu listelenir; eksikler tek tuşla gönderilir.
- Yeni çalışan eklenince zorunlu paketi göndermek önerilir (işe giriş paketi).
Kimse unutmaz, kimse unutturmaz.
- Onaylanmayan gönderim için çalışana 2 gün sonra ve süre dolmadan 1 gün önce hatırlatma (en fazla 2 kez).
- Süresi geçen gönderimler işaretlenir.
- İK'ya her pazartesi e-postayla haftalık özet; hatırlatmalar şirket bazında kapatılabilir.
İmzayı okur, kurumuna sorar, imzalatır.
E-imzalı (PAdES) bir PDF yüklendiğinde imzalar otomatik okunur: kim imzalamış, sertifikayı hangi kurum vermiş, nitelikli mi, geçerli mi, belge imzadan sonra değişmiş mi. Sertifikanın iptal durumu kurumun sunucusuna sorulur; ulaşılamazsa bu da açıkça yazılır.
İmzalatmak için evrak indirilir, kendi e-imza kartınızla imzalanıp geri yüklenir; sistem dosyanın arşivdekiyle bayt bayt aynı olduğunu ve yalnız imza eklendiğini kontrol eder. Birden çok kişi sırayla imzalayabilir.
BTK yetkili kurumlar; Turkcell ve Türk Telekom mobil imzaları dahil.
Gerçek ekran görüntüsü; imza test sertifikasıyla atıldığı için "tanınmayan sertifika" uyarısı görünüyor.
Bize güvenmek zorunda değilsiniz.
Paket, DGN Elite'e ihtiyaç duymadan openssl gibi açık araçlarla doğrulanır. İçinde ne olduğunu saklamıyoruz:
├─ 1_evrak/ evrakın kendisi + parmak_izi.txt
├─ 2_yukleme_damgasi/ yukleme.tsr
├─ 3_onaylar/ her onay ve ret, damgasıyla
├─ 4_sertifika/ kok_sertifikalar.pem
├─ 5_e_imza/ imza_raporu.txt
├─ OZET.txt okunur özet
├─ DOGRULAMA.txt adım adım doğrulama
└─ OKUBENI.txt
Onaylı PDF .pdf
Asıl evrakın sayfaları, her sayfanın altında doğrulama satırı; sonda onaylar, damga bilgisi, e-imzalar ve QR kodlu "Onay ve Doğrulama Sayfası". Asıl evrak değişmez; onaylı PDF ondan üretilen kopyadır.
QR doğrulama /d/…
Evrakı eline alan herkes QR'ı okutup giriş yapmadan kayıtlı olduğunu, kimin ne zaman onayladığını ve damga bilgisini görür. Adlar kısaltılır (A*** Y*****), telefon ve iç bilgiler gösterilmez.
Evrak doğrula tarayıcıda
Elde tutulan PDF ekrana bırakılır; parmak izi tarayıcıda hesaplanıp arşivle karşılaştırılır. Dosya sunucuya gönderilmez. Tek bir harf değişse "eşleşmiyor" sonucu çıkar.
Tüm arşiv .zip
Bütün evraklar kanıt paketleriyle, evrak ve çalışan listesi ve işlem kayıtları tek ZIP'te; kendi sunucunuzda saklayabilirsiniz.
Modülün tamamı; ekip üyesi ekler.
İK ya da ISO sorumlusu: modülün tamamı. İhbarlara, ekip ve şirket ayarlarına erişemez. Varsayılan 3 hesap.
Görür, doğrular, kanıt paketi indirir; hiçbir şeyi değiştiremez. Hesap belirlenen tarihte (en fazla 1 yıl) kendiliğinden kapanır. Varsayılan 2 hesap.
Evrak süreçlerinizi
kağıttan çıkarın.
Yalnız Dijital Evrak'ı ya da İhbar Sistemi ile birlikte kullanabilirsiniz. İlgilendiğiniz modülü başvuruda belirtin.