KVKK Aydınlatma Metni

Veri Sorumlusu

Bu aydınlatma metni, DGN Elite ("Platform") tarafından, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi uyarınca hazırlanmıştır. Platform; şirketlerin çalışanlarına anonim bildirim kanalı sunmayı amaçlayan bağımsız bir ihbar ve geri bildirim sistemidir.

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. maddesinde sayılan hukuki sebeplere, özellikle sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi ve meşru menfaat sebeplerine dayanarak işlenmektedir.

Platformu Kimler Kullanır?

Platform dört farklı kullanıcı grubuna hizmet vermektedir. Her gruba ait veri işleme faaliyetleri aşağıda ayrı ayrı açıklanmıştır.

• Demo / İletişim Talep Edenler, Kurumsal başvuru formu dolduran kişiler
• Dahili Çalışanlar, Şirketin sistemine kayıtlı, kullanıcı adı/şifre ile giriş yapan personel
• Anonim Dış Bildirimciler, Sisteme şirkete özel QR kod veya bağlantı ile erişen, kimliği doğrulanmayan kişiler
• Dijital Evrak Kullanan Çalışanlar, Şirketin gönderdiği evrakları telefonundan okuyup onaylayan, kimliği bilinen personel

Demo / İletişim Formu Verileri İletişim

Toplanan veriler: Ad soyad, kurumsal e-posta adresi, şirket adı, çalışan sayısı, mesaj içeriği.

Nasıl işlenir: Form içeriği DGN Elite'e e-posta olarak iletilir; mesajın kendisi veritabanına kaydedilmez. Kötüye kullanımı önlemek için gönderenin adı (pilot başvurusunda ayrıca şirket adı) sistem kayıtlarına yazılır.

Saklama süresi: Sistem kayıtlarındaki ad ve şirket bilgisi 30 gün sonra otomatik olarak silinir. E-postayla iletilen içerik, iletişim tamamlandıktan sonra ilgili tarafça silinir.

Ücretsiz deneme hesabı (demo.dgnelite.com): Deneme hesabı isteyen kişinin adı soyadı, şirket adı ve e-posta adresi; hesabın açılması, giriş bilgilerinin iletilmesi ve kişi talep ederse kendisine dönüş yapılması için işlenir. Aynı yerden art arda hesap açılmasını önlemek için bağlantı adresinin (IP) kendisi değil, yalnızca anahtarlı özeti tutulur. Deneme hesabı örnek verilerle çalışır; gerçek kişisel veri girilmemesi istenir. Deneme hesabı ve içindeki her şey 7 gün sonunda otomatik olarak silinir.

Dahili Çalışan Bildirimleri Anonim

Şirkete kayıtlı çalışanlar, sisteme atanmış anonim kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapar. Platform, kullanıcıya ait hiçbir kimlik bilgisi talep etmez.

Toplanan veriler:

• Sistem tarafından otomatik üretilen anonim kullanıcı adı
• Bildirim içeriği (konu, açıklama, tarih, konum, kullanıcı tarafından girilir)
• İsteğe bağlı fotoğraf, PDF, video veya ses kaydı (fotoğraflardaki konum ve cihaz bilgileri silinir)
• Güvenlik amaçlı anonim cihaz tanımlayıcısı (kişisel veri içermez)
• IP adresi kişisel veri niteliğinde olup yalnızca güvenlik amacıyla şifreli olarak işlenmektedir

Saklama süresi: Bildirimler, şirket aboneliği aktif olduğu sürece saklanır; abonelik sona erdiğinde tüm veriler kalıcı olarak silinir; ayrıca çözülmüş veya kapatılmış bildirimler en geç 5 yıl sonunda otomatik olarak silinir; misilleme bildirimleri, olası hukuki süreçlerde kanıt olarak gerekebileceği için bu otomatik silmenin dışında tutulur. Admin işlem geçmişi 6 ay, güvenlik kayıtları 1 yıl sonunda otomatik olarak silinir. Bildirimde bulunan çalışanın işlemlerine ait teknik kayıtlar (şifreli IP adresi ve cihaz bilgisi) 90 gün sonunda otomatik olarak silinir.

Anonim Dış Bildirimler Anonim

Sisteme şirkete özel QR kod veya bağlantı ile erişen dış kullanıcılar, herhangi bir kayıt olmaksızın anonim bildirim gönderebilir. Kimlik bilgisi talep edilmez.

Toplanan veriler:

• Bildirim içeriği (konu, açıklama, tarih, konum)
• İsteğe bağlı e-posta adresi; takip kodunu ve bildirimin durum değişikliklerini bildirimi yapana iletmek için kullanılır
• İsteğe bağlı fotoğraf, PDF, video veya ses kaydı (fotoğraflardaki konum ve cihaz bilgileri silinir)
• Güvenlik amaçlı anonim cihaz tanımlayıcısı (kişisel veri içermez)
• IP adresi kişisel veri niteliğinde olup yalnızca güvenlik amacıyla şifreli olarak işlenmektedir

E-posta adresi zorunlu değildir. Girilmesi halinde şifreli olarak saklanır, yönetici ve moderatör panellerinde gösterilmez, yalnızca yukarıdaki bilgilendirmeler için kullanılır ve bildirimle birlikte silinir.

Saklama süresi: Bildirimler, şirket aboneliği aktif olduğu sürece saklanır; abonelik sona erdiğinde tüm veriler kalıcı olarak silinir; ayrıca çözülmüş veya kapatılmış bildirimler en geç 5 yıl sonunda otomatik olarak silinir; misilleme bildirimleri, olası hukuki süreçlerde kanıt olarak gerekebileceği için bu otomatik silmenin dışında tutulur. Bildirimde bulunan kişinin işlemlerine ait teknik kayıtlar (şifreli IP adresi ve cihaz bilgisi) 90 gün sonunda otomatik olarak silinir.

Dijital Evrak Verileri Kimlikli

Dijital Evrak modülünde evrak, onayı kime aitse ona yazılır; bu nedenle bu bölümdeki veriler anonim değildir. Bu verilerin veri sorumlusu evrakı gönderen şirkettir; DGN Elite veri işleyen olarak teknik altyapıyı sağlar. Dijital Evrak ile İhbar Sistemi arasında hiçbir veri bağı kurulmaz.

Toplanan veriler:

• Çalışanın adı soyadı, cep telefonu numarası ve birimi (şirket tarafından girilir; ad ve telefon şifreli saklanır)
• İsteğe bağlı TC kimlik numarası: numaranın kendisi saklanmaz; yalnızca maskeli hali (ör. 10*******46) ve geri çevrilemez bir özeti tutulur. Toplu belgelerin (bordro gibi) doğru kişiye eşleştirilmesi ve "Evraklarım" sayfasında kimlik doğrulaması için kullanılır.
• Evrak dosyaları (PDF; şifreli saklanır) ve parmak izleri
• Onay ve ret kayıtları: onay/ret zamanı, ret gerekçesi (şifreli) ve onay sırasındaki IP adresi (şifreli)
• E-imzalı evraklarda imzalayanın sertifikadaki adı ve sertifika bilgileri

Nasıl işlenir: Onay kodu SMS ile çalışanın telefonuna gönderilir; bunun için telefon numarası SMS hizmet sağlayıcısına iletilir. Zaman damgası için yetkili kuruma (Kamu SM ya da E-Güven) yalnızca dosyanın parmak izi gönderilir; evrakın içeriği ve kişisel veri gönderilmez. E-imzalı evraklarda sertifikanın iptal durumu, sertifikayı veren kuruma sorulur. QR doğrulama sayfasında çalışanın adı kısaltılarak (ör. A*** Y*****) gösterilir; telefon ve diğer bilgiler gösterilmez.

Saklama süresi: Evraklar, onay kayıtları, zaman damgaları ve işlem kayıtları değiştirilemez ve silinemez şekilde, şirket aboneliği süresince saklanır. Onay geçmişi olan çalışan kaydı silinemez, pasif yapılabilir. Abonelik sona erdiğinde Dijital Evrak arşivi (evraklar, onay kayıtları, zaman damgaları ve kanıt paketleri) önce şirkete ZIP olarak teslim edilir; değiştirilemez kayıt niteliğindeki bu arşivin platformdaki kopyasının saklama süresi ve silinmesi, veri sorumlusu şirketin talimatı doğrultusunda sözleşmede belirlenir.

Çerezler (Cookie) Teknik

Platform yalnızca teknik zorunluluk nedeniyle aşağıdaki dört çerezi kullanmaktadır. Reklam, profilleme veya üçüncü taraf izleme amacıyla çerez kullanılmamaktadır.

session_token, cihaz_kimligi ve donus çerezleri HttpOnly ve Secure bayraklarıyla işaretlidir; JavaScript erişimine ve şifresiz bağlantılara kapalıdır. lang çerezi yalnızca dil tercihini (TR/EN) taşır ve bu bayraklar olmadan tutulur.

Güvenlik Önlemleri

Platform, kişisel verilerin korunması amacıyla endüstri standardı teknik ve idari güvenlik tedbirlerini uygulamaktadır. Tüm veri iletişimi şifreli kanallar üzerinden gerçekleştirilmekte, veriler şifreli olarak saklanmakta ve yetkisiz erişime karşı çok katmanlı koruma sağlanmaktadır. Düzenli güvenlik denetimleri yapılmakta, tespit edilen açıklar derhal giderilmektedir.

Kullanım Koşulları ve Yasal Sorumluluk Önemli

DGN Elite platformu, yalnızca teknik altyapı sunan ve iletilen içeriklere müdahale etmeyen bir hizmettir. Tarafların hukuki konumu ve sorumluluk dağılımı, şirketle yapılan sözleşmede ayrıca belirlenir.

• Bilerek gerçeğe aykırı bildirimde bulunmanın hukuki sonuçları bildirimi yapan kişiye aittir. İyi niyetle yapılan bildirimler bu kapsamda değildir.
• Sistemin kişi veya kurumlara yönelik bilerek iftira, hakaret veya şantaj amacıyla kullanılması kanunlara aykırıdır.

DGN Elite, iletilen içeriklerin doğruluğunu veya niyetini teyit etmez; içeriklerden, bunların şirket içinde değerlendirilme biçiminden ve doğabilecek kurum içi veya yasal süreçlerden sorumlu değildir. Platform yalnızca teknik altyapı sağlayan veri işleyen konumundadır.

Platformu kullanan şirketler, çalışanlarından gelen bildirim verileri bakımından KVKK anlamında veri sorumlusudur; çalışanlarına yönelik bilgilendirme ve aydınlatma yükümlülüğünü bizzat yerine getirmekle sorumludur. DGN Elite bu amaçla hazır aydınlatma metni şablonu sağlar.

Üçüncü Taraflarla Paylaşım

Kişisel verileriniz pazarlama, satış veya profilleme amacıyla hiçbir üçüncü tarafla paylaşılmamaktadır. Platform, hizmetin teknik olarak yürütülmesi için uluslararası güvenlik standartlarına uygun altyapı hizmetlerinden yararlanmaktadır. Veriler, yalnızca hizmetin sağlanması için zorunlu olan ölçüde bu altyapıyla temas edebilir.

Hizmetin yürütülmesi için yararlanılan altyapı hizmetleri: sunucu barındırma (MarkaHost, İstanbul), e-posta gönderimi (Google), Dijital Evrak onay kodları için SMS hizmeti ve zaman damgası kurumları (Kamu SM, E-Güven; yalnızca parmak izi iletilir). Bu hizmetlere yalnızca ilgili işlemin gerektirdiği veri iletilir.

Platform sunucuları Türkiye'de, İstanbul'daki bir veri merkezinde bulunmaktadır. Bildirim e-postaları yurt dışında bulunan bir e-posta hizmeti (Google) üzerinden gönderilir; bu kapsamda yalnızca alıcının e-posta adresi ve e-postanın içeriği aktarılır. Verileriniz; yukarıda sayılan altyapı hizmet sağlayıcıları, platformu kullanan şirket ve kanunen yetkili adli veya idari merciler dışında kimseyle paylaşılmamaktadır.

Platform verileri düzenli olarak şifreli biçimde yedeklenir. Silinen veriler bu yedeklerde en fazla 12 ay kalabilir; yedekler yalnızca veri kaybı hâlinde geri yükleme amacıyla kullanılır ve süre sonunda yedek döngüsüyle silinir.

Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinizle ilgili aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
• KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Bu haklarınızı kullanmak için aşağıdaki iletişim adresine yazabilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde yanıtlanır.

İletişim

KVKK kapsamındaki talepleriniz veya her türlü soru için: